Cara Membuat Mail Merge di Word dan Excel dengan Cepat

Mail merge merupakan salah satu fitur yang membantu kita dalam membuat sebuah dokumen seperti surat secara mudah dan cepat. Dimana dokumen ini memiliki isi yang sama untuk penerima yang berbeda. Dan umumnya fitur ini digunakan saat penerimanya sangat banyak. Tidak hanya untuk pembuatan surat saja, mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, amplop dan label. Mail merge juga berfungsi untuk menghubungkan data di Ms. Excel sehingga dapat dengan mudah diakses pada Ms. Word. Dalam membuat mail merge membutuhkan dua file yaitu dokumen utama dan sumber data. Dokumen utama merupakan file yang berisi naskah utama. Sedangkan sumber data merupakan file yang berisi data yang akan dimasukkan pada naskah utama. Bisa menggunakan ecell , access dan lain sebagainya. Cara membuat mail merge yang paling mudah adalah dengan memanfaatkan dokumen utama yaitu MS. Excel. Berikut manfaat membuat mail merge menggunakan cara ini:

• Mudah dalam mengontrol serta menambah data baru.
• Mudah membaca data di lembar kerja excel. Dan tentunya lebih mudah juga ketika kita akan memperbaiki kesalahan pada dokumen.
• Praktis dan cepat.

Berikut tutorial atau cara membuat mail merge di Ms. Word dan Ms. Excel dengan mudah dan cepat.

1. Langkah pertama yang harus dilakukan adalah membuka aplikasi Ms. Excel dan gunakan satu sheet sebagai penyimpanan data. Jangan lupa untuk memberi nama sheet tersebut dengan nama DATA. Bisa dilihat pada gambar berikut:

2. Langkah kedua, buatlah data yang akan dijadikan sebagai mail merge pada sheet yang sudah di rename tadi. Data ini yang nantinya akan dimasukkan pada naskah utama. Sesuaikan sumber data dengan kebutuhan. Berikut ini gambarnya :

3. Setelah selesei mengetik data. Simpan file dengan nama yang sesuai.
4. Kemudian bukalah Ms. Word. Buatlah format baku atau naskah utama untuk menyesuaikan kebutuhan yang akan digunakan. Berikut gembarnya.

5. Hubungkan dokumen master pada Ms. Word dengan sumber data di Ms. Excel. Buka Maillings, kemudian pada grup Start Mail Merge klik Select Recipients dan pilih Use Existing List...Berikut gambarnya:

6. Pilih dokumen pada excel yang sudah berisi sumber data. Kemudian akan muncul kotak dialog.

7. Pada kotak dialog Select Table, pilih lembar kerja yang berisi data untuk mail merge. Dalam tutorial ini pilih nama DATA. Kemudian bubuhkan tanda centang pada First row of data contains column header. Klik OK.

8. Dengan demikian kedua file sudah terhubung. Selanjutnya, letakkan data pada masing – masing tempatnya. Letakkan kursor di bagian Nama, lalu pada menu Maillings pilih Insert Merge Field. Klik opsi Nama. Ulangi langkah ini pada data lainnya seperti Alamat dan No. Telepon. Setelah selesai akan muncul field seperti berikut:

9. Klik prefiew result untuk melihat hasilnya. Gunakan index number untuk melihat hasil pada data lain.

10. Langah terakhir, simpan dan cetak. Pilih Finish & Merge, kemudian akan muncul beberapa opsi sebagai berikut :
• Edit Individual Document : digunakan untuk menyimpan dalam dokumen baru. Dengan opsi ini file akan berisi beberapa halaman yang sesuai dengan jumlah data pada sumber data atau excel.
• Print Document, digunakan jika memang ingin langsung dicetak.
• Send E-mail Messages, digunakan jika data ingin dikirimkan melalui email.

11. Jika ingin menambah data baru pada dokumen excel, maka update data pada word dengan klik Edit Recipient List. Kemudian klik Data Source dan refresh. Setelah ter update, klik OK.

Itulah tutorial cara membuat mail marge. Cukup mudah untuk diaplikasikan. Semoga bermanfaat.